Zeiterfassung im Handwerk 2026: Was gilt in DE und AT?

Zeiterfassung im Handwerk ist 2026 gleichzeitig Rechtspflicht, Lohnbasis und Baustellenrealität. Zwischen Fahrt, Werkstatt, Kundendienst, Pause und wechselnden Einsatzorten muss ein Betrieb Arbeitszeiten so erfassen, dass sie für Beschäftigte praktikabel und für das Unternehmen nachvollziehbar bleiben.

Deutschland und Österreich verfolgen dabei unterschiedliche rechtliche Wege. „Eine App ist überall Pflicht“ wäre ebenso falsch wie „Ein Stundenzettel reicht immer“. Entscheidend sind die geltenden Aufzeichnungspflichten, betriebliche Vereinbarungen und ein System, das im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Dieser Artikel bietet eine praktische Einordnung und ersetzt keine arbeitsrechtliche oder lohnsteuerliche Beratung.

Was gilt 2026 in Deutschland?

Nach Darstellung des BMAS hat das Bundesarbeitsgericht 2022 verbindlich entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Die Pflicht gilt bereits; Betriebe müssen nicht auf eine weitere Änderung des Arbeitszeitgesetzes warten.

Für die praktische Aufzeichnung nennt das BMAS Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Derzeit besteht nach der dort veröffentlichten Einordnung keine allgemeine Formvorschrift: Die Aufzeichnung kann grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen. Die Bundesregierung hat jedoch angekündigt, das „Wie“ der elektronischen Erfassung gesetzlich konkreter auszugestalten.

Zusätzlich bestehen besondere Dokumentationspflichten, etwa nach dem Mindestlohngesetz für bestimmte Beschäftigte und Branchen. Das Baugewerbe zählt zu den vom BMAS genannten Bereichen. Welche Regel im konkreten Handwerksbetrieb greift, sollte deshalb fachkundig geprüft werden.

Wichtig für die Organisation:

• Der Arbeitgeber bleibt für das System verantwortlich.
• Die eigentliche Erfassung kann nach BMAS-Auffassung delegiert werden.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, hebt die Aufzeichnung aber nicht auf.
• Arbeitsort und mobile Arbeit ändern die Schutzpflichten nicht grundsätzlich.

Was gilt 2026 in Österreich?

In Österreich verpflichtet § 26 Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber grundsätzlich dazu, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Arbeitsinspektion erläutert, dass regelmäßig Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Ruhepausen relevant sind.

Ein Dienstplan ist normalerweise keine Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Zeit. Bei einer schriftlich festgehaltenen, festen Arbeitszeiteinteilung kann er unter bestimmten Voraussetzungen als Aufzeichnung dienen: Abweichungen müssen laufend erfasst und die Einhaltung zumindest am Ende der Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen bestätigt werden.

Auch in Österreich ist nicht das Smartphone die Pflicht, sondern eine gesetzeskonforme Aufzeichnung. Eine App kann die Umsetzung erleichtern, muss aber zu Kollektivvertrag, Arbeitszeitmodell, Pausenregelung und betrieblichen Abläufen passen.

Beschäftigte können nach der Information der Arbeitsinspektion einmal monatlich die kostenlose Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen. Das spricht für ein System, aus dem verständliche und vollständige Auszüge erstellt werden können.

Deutschland und Österreich im Vergleich

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine vollständige Rechtsprüfung. Grenzüberschreitende Einsätze, Entsendung, Bereitschaft, Reisezeit, Rufbereitschaft und unterschiedliche Beschäftigtengruppen können zusätzliche Fragen auslösen.

Worauf es bei einer Zeiterfassungs-App fürs Handwerk ankommt

Eine App muss nicht nur rechtlich brauchbare Daten speichern. Sie muss unter realen Bedingungen funktionieren: nasse Hände, Handschuhe, Funkloch, wechselnde Baustellen und wenig Zeit für Korrekturen.

Prüfen Sie folgende Funktionen:

1. Schnelle Erfassung: Start, Ende und Pause mit wenigen Schritten.
2. Offline-Fähigkeit: Zeiten dürfen bei schlechtem Empfang nicht verloren gehen.
3. Korrekturprozess: Änderungen bleiben nachvollziehbar und werden freigegeben.
4. Projektbezug: Arbeitszeit und auftragsbezogene Leistung sind unterscheidbar.
5. Fahrt- und Reisezeiten: Kategorien passen zu den betrieblichen Regeln.
6. Transparenz: Beschäftigte können ihre Zeiten einsehen und erhalten Auszüge.
7. Export: Lohnverrechnung und Prüfung bekommen vollständige, lesbare Daten.
8. Datensparsamkeit: Standort oder Bewegungsdaten werden nur genutzt, wenn erforderlich und rechtlich geklärt.

Ein GPS-Punkt beweist nicht automatisch Arbeitszeit. Eine gute Lösung dokumentiert den notwendigen Sachverhalt, ohne unnötige Überwachung zum Standard zu machen.

Ein robuster Ablauf für kleine Betriebe

Technik funktioniert besser, wenn Regeln vorher geklärt sind:

• Welche Zeitarten gibt es?
• Wann beginnt und endet Arbeitszeit bei Fahrt zur Baustelle?
• Wer korrigiert vergessene Buchungen?
• Bis wann müssen Zeiten bestätigt sein?
• Wer prüft auffällige Überschreitungen oder fehlende Pausen?
• Wie gelangen freigegebene Zeiten in Lohn und Nachkalkulation?

Starten Sie mit einem zweiwöchigen Pilot in einem Team. Vergleichen Sie App, tatsächlichen Tagesablauf und bisherige Lohnvorbereitung. Erst wenn Korrektur- und Freigabeprozess funktionieren, wird die Lösung auf den ganzen Betrieb ausgerollt.

Wo Zeiterfassung endet – und KI-Werktisch beginnt

KI-Werktisch ist keine Zeiterfassungs- oder Lohnsoftware. Es löst einen anderen Abschnitt des Betriebs: den Eingang vor dem Auftrag. Kundenanfragen werden aufgenommen, vervollständigt und für das Büro vorbereitet.

Eine spezialisierte Zeiterfassung bleibt für Arbeitszeit, Projektstunden und Lohnübergabe zuständig. Eine Handwerkersoftware für Kleinbetriebe kann beide Welten im Auftragsprozess verbinden. Diese klare Rollenverteilung vermeidet, dass ein System für Aufgaben ausgewählt wird, die es nicht beherrscht.